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フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

水道代

電気代

ガス代

灯油代 など

 

事務所を借りているフリーランスの場合、基本的に事務所で使う水道光熱のための費用はすべて「事業にかかるもの」とみなすことができます。

そのため、全額を経費として計上できます。

 

「私は自宅で仕事をしている」という方の場合、注意が必要です。

自宅兼オフィスの場合、事業のために使った分だけを経費として計上できます。

 

毎月の水道光熱費の請求額のうち、どのくらいを生活のために使ってどのくらいを事業のために使っているか。これはフリーランス自身が判断します。

このように、

、普段の生活で使っているお金の一部を事業用として計上することを「家事按分」といいます。家事按分については後ほど詳しく取り上げます。

 

フリーランスによって按分比率は異なる

 

「だったら割合を高めておいたほうが節税できるよね?」という話ではありませんので、この先の家事按分の部分をよく確認しておくようにしてください。

 

2-1-2.地代家賃

この勘定科目は、平たく言えば「家賃」のことです。

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フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

事務所の家賃・管理費・共益費

自宅の家賃の一部

月極駐車場の費用

倉庫の使用料 など

 

自宅兼オフィスの場合、家賃を「家事按分」にして事業のために使っている分を経費に含めることが可能です。

パーセンテージは自分で決めることができますが、それなりの根拠が必要になります。

 

たとえば、「自宅の1室をオフィスとして使用しているので、面積の比率で考えて20%くらいかな」と計算することができます。

あくまで一例ですので、自分自身の状況と照らし合わせて判断してください。

ほかにも、事業のために借りている駐車場や倉庫は「地代家賃」として経費にできます。

 

2-1-3.旅費交通費

旅費交通費は、仕事のために移動する必要が生じる時にかかる費用を計上するための勘定科目です。

そこには交通費や宿泊のためにかかる費用が含まれます。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

電車代

タクシー代

飛行機のチケット代

ガソリン代(車両費に含めることも)

ホテル代 など

 

仕事で車を使うフリーランスの場合、「車両費」という勘定科目を使ってガソリン代、オイル代、整備代を経費にすることもできます。

ただし、事業専用ではなく車を普段の生活でも使う場合は「家事按分」で割合を決めなければなりません。

 

これまで仕事のための移動を経費に含めてこなかったとしたら、いくらか“損”してしまいましたね。今後はしっかりと含めて節税しましょう。

 

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仕事に関係するやり取りで通信を利用する場合には経費として計上しておきましょう。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

固定電話代

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インターネット代

郵便代

fax代 など

 

自分の家で仕事をしているフリーランスは、ここでもやはり家事按分について考えることになります。

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事業専用のスマホを持っている場合は別として、携帯電話代についても按分割合を決めておきましょう。

 

2-1-5.広告宣伝費

これまでは家事按分について考えないといけない項目でしたが、ここからは最初から事業とプライベートを切り離すことができる勘定科目です。

広告宣伝費とは、宣伝効果を狙って不特定多数の人に向けて発信する際の支出のことです。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

事業用webサイトの制作費

テレビやラジオの広告代

新聞や雑誌の広告代

ネット広告にかかる費用

ダイレクトメールの郵送料

サンプル品の費用

商品カタログや会社案内の制作費

宣伝効果を狙って配る物品代

求人するときの広告費 など

 

事業内容によって宣伝にかける費用は大きく異なると思いますが、ここで挙げた項目のためにお金を使う時はしっかりと経費に含めておくとよいでしょう。

 

2-1-6.接待交際費

取引先など、仕事に関係する話をするために飲食する場合は、その費用を「接待交際費」という勘定科目に仕訳して経費として計上できます。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

会食費

カフェ代

自動販売機で購入したジュース代

ゴルフ代

得意先へのお歳暮やお中元 など

 

どのくらいの金額まで経費に含めていいのか。個人事業主やフリーランスの場合には金額の上限は定められていません。

しかしだからと言って「とにかく外食の時は領収書をもらって全部経費にしてしまおう」というのはよくありません。

あくまで事業に関係する飲食にとどめておきましょう。

 

取引先との“接待ゴルフ”も経費として計上できますし、関係性を維持するために送るお歳暮やお中元もしっかりと帳簿付けして経費に含めておけます。

 

2-1-7.新聞図書費

書籍を購入したり、新聞を購読している場合は「新聞図書費」として経費にできるんです。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

新聞購読料

雑誌の購入費・定期購読料

専門書の購入費

官報購入費

住宅地図の購入費

各種資料の購入費 など

 

書籍なら何でも経費にできるかというと 、そうではありません。

ポイントは「事業に関係しているかどうか」です。

 

たとえば趣味やギャンブルに関係した本や雑誌は、分類で言えば「新聞図書」になるとしても事業と無関係なのでプライベートの出費とみなされます。

 

2-1-8.諸会費

「諸会費」という項目はわかりにくいかもしれませんね。

これは仕事に関係する団体への会費を計上するための勘定科目です。

フリーランスとして活動している人の多くは、何らかの団体に加入したりサービス提供を受けたりするはずですので、それらの費用もしっかりと経費に含めておきましょう。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

商工会議所の加入費

青色申告会の会費

協同組合の会費

ライオンズクラブ、ロータリークラブなどの会費

フリーランス協会の年会費

オンラインサロンの月額費 など

 

フリーランスの多くは「フリーランス協会」への加入を検討すると思います。

フリーランスとしての活動をサポートしてくれるフリーランス協会に支払う年会費も「諸会費」として処理できます。

 

この機会にフリーランス協会について詳しく知りたい方は、「資金調達プロ」の以下の記事をご覧ください。

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2-1-9.外注工賃

外注工賃とは、フリーランスとして事業を行う際に外部の業者に仕事を依頼した時に支払うお金のことです。

外注費として支払う手間賃や下請け料は立派な経費です。しっかりと計上して確定申告するようにしてください。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

請負契約を結んで支払う費用

業務委託契約を結んで支払う費用

クラウドソーシングサイトで発注する費用

事務所の電気工事を依頼した場合の費用(電気工事士への支払い)

などなど

 

なお、後ほど取り上げますが税理士やへの報酬は「支払手数料」「支払報酬」という勘定項目で仕訳しますのでご注意ください。

 

2-1-10.消耗品費

どんな業種で活動しているフリーランスでも、かならず「消耗品」が必要になるはずです。

この消耗品にかかる費用もじつは経費に含めて確定申告できるんです。

ここですべてを挙げることはできませんが、消耗品に含まれるものをいくつか取り上げておきたいと思います。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

消耗品代

消耗品に含まれるもの:

  • 事務用品全般(封筒やコピー用紙、インク代など)
  • 備品(机、椅子、ホワイトボードなど)
  • 工具機器(カメラ、携帯電話、fax機器など)
  • 日用品(乾電池、蛍光灯、トイレットペーパーなど)
  • ソフトウェア(ライセンス料、使用料を含む)

 

 

消耗品費は、後ほど出てくる「雑費」との区別が難しいかもしれません。

基本的に、消耗品費は次の3つの条件に当てはまるものとなります。

 

 

もちろん“含めてよい”からといって何でもokではなく、ここでもポイントは「事業に関係があるかどうか」です。

この機会に、普段使っているもので事業に関係がありそうなものをピックアップしてみるとよさそうです。

 

2-1-11.減価償却費

減価償却費とは、大きな金額のものを買った時に、購入代金をまとめてその年に計上するのではなく分けて計上するというルールに沿った費用のことです。

会計に慣れていないとイメージしにくいと思いますが、たとえば耐用年数が10年のものを100万円で購入したら、毎年10万円を経費として計上できます。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

大きな金額のものを買ったときは減価償却費として計上できる

 

 

ちなみに、大きな金額というのがどれくらいを指すかというと、フリーランスで白色申告をしている人の場合は10万円以上になります。

たとえば15万円のパソコンを買ったら10万円を超えているので、一度ではなく2年に分けて経費にしなければなりません。

 

ただし、15万円のパソコンを買うとして、青色申告しているフリーランスなら30万円未満のものは一括で経費にできるので、わざわざ分けなくて済みます。

この機会に青色申告のメリットについて知っておきたい方は、「資金調達プロ」の以下の記事を活用してください。

 

2-1-12.租税公課

租税公課は聞き慣れない言葉かもしれませんが、税金や賦課金などの総称です。

フリーランスの場合、「租税公課=税金」と考えておいて問題ありません。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

印紙税

固定資産税

事業税

登録免許税

自動車税

印鑑証明書や住民票取得のための代金

公共サービスに対して支払う手数料 など

 

租税公課には税金が含まれますが、だからといってどんな税金でも経費にできるわけではありません。

所得税や住民税は事業に対してではなく個人にかかる税金なので経費に含めることはできません。

やっぱりここでもポイントは「事業に関係するかどうか」ですね。

 

2-1-13.支払手数料

経費にできる支払手数料は、私たちが普段の生活でイメージする支払手数料とちょっと違うので注意してください。

支払手数料に含まれるのは以下のようなものです。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

銀行の振り込み手数料

為替手数料

や税理士、司法書士への報酬

経営コンサルタントへの報酬

クレジットカード売上手数料

ネットショップ出店費用

キャンセル料

解約手数料

フランチャイズの加盟料(ロイヤリティ代) など

 

ちなみに、多くのフリーランスが利用しているクラウド会計の利用料もこの支払手数料に含まれます。

月額1,000円程度で利用できるのですが、しっかりと経費に含めておきましょう。

 

まだクラウド会計を導入していないなら、「資金調達プロ」の以下の記事でクラウド会計についての理解を深めておいてください。

 

2-1-14.保険料

業務に関係して支払った保険料は、経費として計上して確定申告に備えることができます。

 

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火災保険料

損害保険料

自動車保険料 など

 

保険料についても事業のために支払うかどうかがポイントになってきますので、自宅をオフィスとして用いているフリーランスの方はちょっと注意が必要です。

家事按分を思い出しておきましょう。プライベートと事業の割合を自分で決めなければなりません。

 

また、フリーランスの場合は生命保険料を経費に含めることはできませんのでご注意ください。

※生命保険料は控除の対象になります。

 

2-1-15.雑費

帳簿付けの際に勘定科目としての「雑費」とは何を指すのでしょうか?

それは、少額の費用で他のどの勘定科目にも当てはまらないものを指します。

とても便利な勘定科目なんですが、雑費を乱用すると万が一税務調査を受けることになった時に怪しまれてしまいます。

 

フリーランスとして確定申告時に経費にできるのは
 

雑費

雑費とは?

  • 引越し代
  • クリーニング代
  • ゴミ処理代 など

 

利用頻度が高く繰り返し発生するものについては「消耗品費」で計上することができますが、利用頻度が少ないものについては雑費にしておくとよいでしょう。

何を雑費に含めるかについては、同じフリーランスでも事業内容によって異なります。ただ、ここでも当てはまるのは「事業に関係しているかどうか」です。

出費を全部雑費にして経費にしてしまうのは厳禁です。

 

ここまで15個の項目について見てきました。どんな印象を受けましたか?

「しっかりと意識していれば、経費に含められるものがけっこうある!」と感じたのではないでしょうか。

 

2-2.フリーランスならこんなものも経費にできる

これまでは決算書に記載する「勘定科目」という観点で、フリーランスが確定申告時にどんなものを経費にできるか見てきました。

でもじつはこの勘定科目、自分で増やすことができるんです。その証拠に、決算書には追加で記載する枠が用意されています。

「絶対確実」とは言えませんが、職種によってはこんなものも経費にできる可能性があります。

 

フリーランスならこんなものも経費にできるかも

 

決して「なんでも理由を付けて経費にしてしまいましょう!」と言いたいわけではありません。

そうではなく、「よく考えると事業に関係した出費がまだまだあるかもしれませんよ」という点を強調したかったわけです。

普段から「これって経費?」という視点を持っていることで、来年の確定申告が大きく変わってきそうですね!

 

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3. 経費として計上できないものは?

 

経費にできるものはしっかりと計上することで賢く節税できます。

ただし、経費にできないものについてはキッパリとあきらめましょう。

 

すでに前の項目で一部取り上げましたが、あらためて「フリーランスが確定申告時に経費として計上できないもの」という観点で3つ取り上げておきます。

 

 

3-1.事業と関係がないプライベートの支出

何度も繰り返してきましたが、経費にできるかどうかは「事業に関係しているかどうか」で決まります。

同じフリーランスでも、事業内容が異なれば経費にできるものに多少の違いがあるとはいえ、事業と関係がないプライベートの支出はどんな職種であっても認められません。

 

事業と関係がないプライベートの支出の例

 

ついつい経費にしたくなる支出があるかもしれませんが、「これ、なんとか無理やり経費にできないかな・・・」と頭を悩ませている時点で、万が一税務調査を受けることになった時に説明に苦しむのは目に見えています。

無理やりは控えましょう。

 

3-2.個人にかかる税金

フリーランスとしての自分の事業にかかる税金は経費にできます。

 

経費にできる税金

 

一方で、自分個人に対してかかる税金は事業と関係がないので経費にすることはできません。

 

経費にできない税金

 

「税金の支払い=経費」と考えないようにしましょう。

ここでもやっぱり意識すべきは「事業に関係しているかどうか」です。

 

3-3.事業と関係しない保険料

保険料についても、事業と関係しない場合は経費として認められません。

 

事業と関係しない保険料(=経費にできない)

 

生命保険料や国民年金保険料は、経費にはできないものの所得控除の対象になります。

少しややこしいのですが、事業に関係していれば経費に含められるので、この点も覚えておきましょう。

 

経費に含められる保険料の例

 

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4. 上手に経費を計上するために意識したい3つのこと

 

ここからは、「フリーランスとして上手に経費を計上するために意識すべきこと」という観点で見ていきます。

この記事ですでに触れてきた内容も含まれていますが、整理する意味でも再確認しておきましょう。

 

上手に経費を計上するために意識したい3つの点

 

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家事按分をしっかりと設定しておきましょう。

 

家事按分を設定しないと、本当は経費にできた分まで全部「プライベートの支出」扱いになってしまい、節税効果が生まれません。

家事按分をしっかりと設定しておけば、プライベートはプライベート、事業のためのものは事業のためのものとして分けることができ、事業に関係する分はちゃんと経費として計上できます。

 

ただ、家事按分を項目ごとに決定してその都度帳簿に付けるのははっきり言って面倒です。

すべてを一括で「30%は経費にします」とすることができず、水道光熱費は何%、家賃は何%、自動車は何%、通信費は何%と、それぞれに対して按分割合を設定して、そのとおりに帳簿付けしなければならないんです。

「そんなに面倒ならやめておこう・・・」となってしまうと、経費として計上できるはずなのにしないことになり、確定申告で節税効果が生まれません。

 

家事按分をきっちりと、そしてできるだけ簡単に処理していきたい方は、ぜひクラウド会計ソフトの導入を検討してください。

利用契約を結べば、あとは月額料金を支払うだけで済みます。最初にそれぞれに対して按分割合を決めてしまえば、あとは該当項目を自動で計算してくれるので大変便利です。

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4-2.普段から「経費にできないか」という視点を持つ

普段から「経費にできないか」という視点を持つようにしましょう。

 

「これは経費になるだろうか」と考えていれば、経費になるものを見逃さずしっかりと含めておけます。

反対に何も意識していないと、せっかく経費にできたものにも気づくことなく見逃してしまいます。

 

だれも「これ、経費になりますよ」と教えてくれません。

買い物の時に店員さんが親切に知らせてくれるわけではありません。自分でちゃんと見極めていきましょう。

そのためにも、もう一度この記事を読み直して「どんなものが経費になるか」しっかりと理解しておいてください。

 

4-3.忘れる前に帳簿付けを!

せっかく毎日の生活で目を光らせて経費に敏感であっても、帳簿に付けなければ意味がありません。

 

自分ではそのつもりがなくても、人間はすぐに忘れてしまうものです。

経費が発生していても、レシートや領収書をポケットに入れたままにしていて、そのまま洗濯機に・・・なんてこともあり得ます。

経費をしっかり計上するために、忘れる前に帳簿に付ける習慣を持ちましょう。毎週何曜日とか、1日の終わりとか、自分で帳簿付けのタイミングを設定しておくと安心です。

 

なお、繰り返しになりますがスムーズな帳簿付けを目指すならクラウド会計がおすすめです。

クレジットカード払いや自動引落しのものは自動で取り込んでくれるので、わざわざ手入力しなくて済みます。現金払いの時も、その場でレシートの写真を撮れば自動で登録できてしまいます。とっても便利ですよ!

 

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5. 税務調査のリスクは?

 

経費になるものはしっかりと計上しましょう!と言ってきました。

しかし、フリーランスの中には税務調査のことを考えて縮こまってしまう人たちもいるようです。

税務調査を意識するあまり100%確信が持てるものだけを経費にしていると、結果として経費がかなり少なくなってしまいます。

 

もちろん、経費にするかどうか、どこまでを経費とみなすかはフリーランス各自の決定ですから、税務調査のときに問題ないようにしておくのも1つの方法です。

ただ、あえてここで言っておきたいのは、不正なことをしていない限り過度に税務調査を恐れる必要はないということです。

 

はっきり言って、仮に税務調査に入られても、指摘されること自体は大きな問題ではありません。

「なぜこれは経費になっているのですか?」と聞かれたら、その都度説明すればいいんです。

最終的にそれを経費として認めるかどうかは税務署員の判断によりますが、もし認められないとしても追加で税金を支払えば済む話です。

 

まだ経験したことがない、そして経験しないかもしれない税務調査のことを考えると不安に思うかもしれませんが、極端に小さくならないようにしてくださいね。

どうしても不安な場合は、早い段階からクラウド会計の導入し、クラウド会計経由で頼りになる税理士さんを見つけておくといいかもしれません。

ちなみに、税理士の選び方については「資金調達プロ」の以下の記事でご確認ください。

 

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6. よくある質問

 

ここで経費や節税についてよくある質問の答えを取り上げておきます。

 

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レシートや領収書のない経費の場合は、自分で「出金伝票」を作っておきましょう。100円ショップなどで簡単に手に入ります。

交通費や自動販売機での買い物、取引先の冠婚葬祭など、領収書の出ないものは意外とあるものです。

また、ときにはうっかりミスで領収書をもらい忘れてしまうことがあるかもしれません。そんなときに活用できるのが出金伝票です。

 

出金伝票に書いておくべきこと

 

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例:取引先へ祝儀を出したときの会場への入場券等

 

6-2.領収書はずっと保管しておくべきですか?

領収書の保管期間は、白色申告か青色申告かによって異なります。

 

 

保管方法については、自分が管理しやすい方法でokです。

月ごとに封筒に入れてもいいですし、ファイリングすることもできます。いざという時に取り出して確認できるようにしておきましょう。

 

6-3.レシートが発行される場合でもかならず領収書をもらうべきですか?

「経費を証明するためには絶対に領収書が必要」と思っている人が少なくないようですが、実際はレシートでも十分証明できます。

レシートでも領収書でも、お金を支払ったことを証明するという目的を達成できれば問題ありません。

 

じつは、レシートのほうが購入した品物の内訳が記載されているので内容を証明しやすいことがあります。

領収書では金額が合算になってしまうからです。心配なら、レシートと領収書の両方を保管しておきましょう。

 

6-4.経費の計上以外にも節税の方法がありますか?

経費以外にも、保険や年金への加入によって節税が可能になります。

 

節税効果がある保険や年金

 

節税目的だけで加入する必要はありませんが、これらは将来への備えになるため、多くの個人事業主やフリーランスが加入を検討しています。

フリーランスの節税の手段について詳しくは、「資金調達プロ」の別記事で取り上げています。

 

6-5.税務調査とは何ですか?

税務調査とは、国税庁の管轄にある組織(ほとんどの場合は税務署)によって実施される、納税者が正しく納税しているかを確認するための調査です。

個人事業主、フリーランスでも調査対象になり得ます。

 

勘違いしてはいけないのは、脱税の疑いがあるから調査に入られるわけではなく、単純に確認の対象になったために入ることもあるという点です。

ですから、「税務調査に伺いたいのですが」という連絡があっても処罰するために来るわけではありませんので安心してください。

 

税務調査があるかどうかにかかわりなく、良心的なフリーランスとして正しい確定申告を心がけましょう。

故意の不正を避けるのはもちろんのこと、人為的なミスも極力減らしたいものです。クラウド会計を利用して正しい申告を目指してください。

 

6-6.フリーランスの皆さんはどうやって帳簿を付けているのですか?

フリーランスの帳簿付けとして代表的なのはこんな方法です。

 

 

中でも多いのがクラウド会計の利用です。操作性やコスパなどの理由で選ばれています。

 

6-7.勘定科目を間違えてしまわないか不安です。

勘定科目は大まかな分類であって、間違えてしまっても大きな問題とはなりません。経費の中には2つかそれ以上の勘定科目に当てはまりそうなものがあります。

そこまで神経をとがらせる必要はなく、どんどん仕訳していきましょう。

勘定科目には「雑費」という便利そうな科目がありますが、何でも雑費に放り込んでしまうのは避けてください。雑費が多すぎると「不明な出費が多い」と疑われてしまいます。

 

まとめ

 

今回は、フリーランスが確定申告で経費にできるものについて取り上げてきました。

読む前と今を比較すると、経費に対する考え方、経費にできるものについての理解度が大きく変わったでしょうか?

こんな点について理解できたはずです。

 

 

「これまで損したな~」なんて考えている暇があったら、さっそく今日からしっかりと経費を計上することを決意し、実行に移してください。

日々の帳簿付けと経費の確実な計上が確定申告時の節税に大きく効いてきますよ!

 

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boli

国立工業高専を経て、建築技師として国際建設ボランティアに携わる傍ら、現地記者としてライター業で生計を立てる。 2013年からは日本において本格的にライターとして活動を開始し、金融・建設系のメディアでの執筆を中心に行なっている。 プロ目線の難解な解説ではなく、一般的に理解できる言葉や概念を用いたわかりやすいライティングを心がけている。

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